1. Identitatea si datele de contact ale operatorului datelor dumneavoastră cu caracter personal
2. Datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor dumneavoastra cu caracter personal
3. Categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucram
4. Sursele din care noi obtinem datele dumneavoastra cu caracter personal
5. Modurile in care va prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal
6. Scopurile in care sunt prelucrate datele dumneavoastra cu caracter personal si temeiurile juridice ale prelucrarilor de date cu caracter personal
6.1 Potenţiali clienţi / Clienţi / Fosti clienţi Eurocom si alte persoane aflate in legatura cu aceştia
6.1.1 Perioada pre-contractuala
6.1.2 Perioada contractuala / post - contractuala
6.2 Furnizorii Eurocom si alte persoane aflate in legatura cu acestia
6.3 Partenerii Eurocom si alte persoane aflate in legatura cu acestia
6.4 Alte persoane
7. Destinatarii / categoriile de destinatari ale datelor dumneavoastra cu caracter personal
8. Transferul datelor dumneavoastra cu caracter personal in afara Uniunii Europene
9. Drepturile dumneavoastra
10. Obligatia dumneavoastra sau lipsa acesteia de a ne furniza datele dumneavoastra cu caracter personal
11. Inexistenta unui proces decizional automatizat
12. Modificarea prezentei politici
Eurocom S.A. (Eurocom) este operator de date cu caracter personal.
Eurocom S.A. are sediul social in municipiul Galati, str. Maior lancu Fotea nr.4, este inregistrata la Registrul Comertului cu nr. J17/1812/1991, CIF RO 1643888
Datele de contact ale Eurocom S.A. sunt urmatoarele:
Bucuresti, Sector 1, str. Ion Câmpineanu nr. 11
Telefon: +4 021 3112970
Fax: +4 021 3127674
Email: contact@eurocom.ro
Eurocom a desemnat un responsabil cu protectia datelor cu caracter personal, iar acesta poate fi contactat la adresa de e-mail dpo@eurocom.ro.
In masura in care nu se doreste contactarea responsabilului cu protectia datelor cu caracter personal prin e-mail se poate utiliza orice alt tip de corespondenta folosindu-se datele de contact ale Eurocom mentionate la par. 1 precedent.
In functie de categoria de persoane din care faceti parte, precum si in functie de modul in care datele dumneavoastra cu caracter personal ajung in posesia noastra, noi va putem prelucra, in tot sau in parte, urmatoarele categorii de date cu caracter personal:
1. date privind identificarea (ex. nume, prenume,telefon, email, etc.)
2. date privind locul de munca / profesia (ex. functia, locul de munca, etc),
3. date grafoscopice (ex. semnatura dvs aplicata pe un contract incheiat cu noi, etc.),
4. date financiare (ex. contul dvs bancar, banca la care este deschis, data unei plati, justificarea unei plati etc.)
Sursele din care noi obtinem datele dvs cu caracter personal sunt variate, de la caz la caz, putand consta in:
1. persoana dvs (ex. ne transmiteti un e-mail sau ne contactati telefonic, ne transmiteti un CV in vederea angajariicadrul companiei noastre,
2. compania / entitatea unde sunteti angajat (ex. compania dvs ne transmite datele dvs cu caracter personal pentru a va putea contacta in vederea initierii si sustinerii unui dialog pe o anumita tema),
3. compania / entitatea cu care va aflati intr-o anumita legatura (ex. compania pentru care furnizati anumite bunuri si / sau servicii, fara a fi angajatul intern al acesteia),
4. alte persoane / entitati care detin datele dvs cu caracter personal (ex. un prieten, o companie la care ati fost angajat, un alt client al nostru etc)
5. surse publice (ex. datele de contact de la registrul comertului, site-ul de achizitii publice, rezultatele cautarilor afisate de un motor de cautare etc).
Eurocom va poate prelucra datele cu caracter personal, in tot sau in parte, prin urmatoarele moduri:
1. colectare (ex. primirea unui contract semnat de dvs)
2. stocare (ex. pastrarea unui e-mail primit de la dvs)
3. inregistrare (ex. inregistrarea dvs in baza noastra de clienti sub un anumit numar)
4. vizualizare (ex. vizualizarea datelor dvs de contact din baza noastra de date),
5. modificare (ex. cand ne solicitati sa va modificam datele dvs de contact),
6. criptare (ex. cand criptam dispozitivele care va stocheaza datele dvs cu caracter personal),
7. transmitere / divulgare (ex. cand transmitem datele dvs de contact unui curier),
8. distrugere (ex. cand va stergem din baza de date a clientilor activi),
Eurocom prelucreaza o serie de date cu caracter personal avand la baza unul sau mai multe scopuri, precum si unul sau mai multe temeiuri juridice, potrivit celor expuse in continuare.
Pentru a intelege scopurile si temeiurile juridice pentru care va prelucram datele cu caracter personal va rugam sa accesati categoria de persoane din care faceti parte.
Eurocom prelucreaza datele cu caracter personal ale potentialilor sai clienti / clienti / fosti clienti, precum si ale altor persoane aflate intr-o anumita legatura / raport cu acestia cum ar fi:
1. persoane fizice,
2. reprezentantii persoanelor juridice (ex: administratorul, directorul general, directorul economic etc),
3. angajatii persoanelor juridice partenere (ex: salariatii, functionarii publici, personalul contractual etc),
4. reprezentantii furnizorilor / partenerilor / subcontractantilor / consultantilor / etc acestora (ex: administratorul firmei de contabilitate, avocatul coordonator etc),
5. angajatii unei autoritati / institutii publice aflata in legatura cu acestia (ex. un inspector de la Autoritatea de Mediu etc),
Scopurile prelucrării
Eurocom are ca scop oferirea / asigurarea serviciilor si / sau produselor si / sau soluţiilor sale catre un numar cat mai mare de persoane / entitati.
In perioada pre-contractuala Eurocom va prelucreaza datele cu caracter personal in urmatoarele scopuri:
1. in vederea initierii si sustinerii unui dialog cu dvs,
2. in vederea prezentarii produselor / serviciilor / solutiilor noastre,
3. in vederea obtinerii din partea dvs a unor informatii pe baza carora sa va putem propune produsele / serviciile / solutiile care vi se potrivesc cel mai bine,
4. in vederea redactarii actelor aferente perioadei precontractuale (oferta, model contract etc),
5. in vederea intelegerii cerintelor si tendintelor pietei de profil (ex. ce produse / servicii / solutii se cauta, de catre ce categorii de clienti, la ce preturi etc)
6. in vederea intelegerii modului in care putem sa ne imbunatatim produsele / serviciile / solutiile (ex. evaluarea angajatilor interni, analizarea oportunitatii angajarii de personal suplimentar etc),
7. in vederea intelegerii modului in care trebuie sa ne organizam activitatea din toate punctele de vedere (comercial / marketing / HR / IT / financiar etc) (ex. evaluarea vanzarilor dintr-o luna fata de vanzarile care ar fi putut sa fie realizate, evaluarea modului in care angajati nostri interni isi indeplinesc atributiile de serviciu, analizarea modului in care ne prezentam ca si companie etc),
8. in vederea protejarii drepturilor si intereselor noastre (ex. in cazul in care dumneavoastra va considerati prejudiciati in vreun fel de modul in care ne-am prezentat produsele).
Temeiurile juridice ale prelucrării
Temeiurile juridice de prelucrare a datelor dumneavoastra:
1. necesitatea efectuarii de demersuri la solicitarea dumneavoastra (ex. formulam un model de contract, formulam o oferta personalizata necesitatilor dumneavoastra etc),
2. interesele noastre legitime de a atinge scopurile expuse mai sus.
In considerarea celor expuse mai sus este posibil ca Eurocom sa intre in contact cu dumneavoastra, fie din proprie initiativa (ex. va transmite un e-mail), fie din initiativa dumneavoastra (ex. ne contactati telefonic, vizitati site-ul nostru etc), fie la initiativa unei alte persoane / entitati (ex. atat dumneavoastra cat si noi primim un e-mail de la un intermediar).
In masura in care dumneavoastra deveniti client Eurocom datele dumneavoastra sunt prelucrate potrivit celor expuse in cap. 4.1.2. urmator.
Perioada de stocare a datelor
In masura in care dumneavoastra nu deveniti client Eurocom datele dumneavoastra urmeaza sa fie eliminate, in mod definitiv, in termen de maxim 1 an de la momentul la care devine cert ca nu veti deveni clientul nostru (ex: ne transmiteti un e-mail prin care ne informati, intrerupeti comunicarea cu noi un interval de timp ce depaseste o perioada rezonabila, va informam ca nu va putem oferi produsele / serviciile solicitate etc).
Scopurile prelucrarii
Eurocom furnizeaza / asigura servicii si / sau produse si / sau solutii clientilor sai, isi indeplineste o serie de obligatii legale / conventionale si isi adapteaza strategia de afaceri in functie de cerintele pietei de profil.
In perioada contractuala / post-contractuala Eurocom va prelucreaza datele cu caracter personal in urmatoarele scopuri:
1. in vederea executarii contractului incheiat cu dvs,
2. in vederea initierii si sustinerii unui dialog cu dvs,
3. in vederea prezentarii produselor / serviciilor / solutiilor noastre, altele decat cele pe care deja le-ati contractat,
4. in vederea obtinerii din partea dvs a unor informatii pe baza carora sa va putem propune si alte produse / servicii / solutii care s-ar putea sa vi se potriveasca, altele decat cele deja contractate,
5. in vederea redactarii actelor aferente perioadei contractuale (ex. facturi, liste cu numarul de printuri, rapoarte de service, procese verbale de predare - primire deseuri etc),
6. in vederea indeplinirii unor obligatii legale (ex. obligatia de a intocmi si mentine actele de contabilitate primara, obligatia de a recicla o anumita cantitate de deseuri etc),
7. in vederea intelegerii cerinţelor si tendinţelor pietei de profil (ex. ce produse / servicii / soluţii se cauta, de catre ce categorii de clienţi, la ce preturi etc)
8. in vederea intelegerii modului in care putem sa ne imbunatatim produsele / serviciile / solutiile (ex. evaluarea angajatilor interni, analizarea oportunitatii angajarii de personal suplimentar etc),
9. in vederea intelegerii modului in care trebuie sa ne organizam activitatea din toate punctele de vedere (comercial / marketing / HR / IT / financiar etc) (ex. evaluarea vanzarilor dintr-o luna fata de vanzarile care ar fi putut sa fie realizate, evaluarea modului in care angajati nostri interni isi indeplinesc atributiile de serviciu, analizarea modului in care ne prezentam ca si companie etc),
10. in vederea protejarii drepturilor si intereselor noastre (ex. in cazul in care dumneavoastra nu achitati contravaloarea facturilor emise si suntem nevoiti sa initiem un proces civil).
Temeiurile juridice ale prelucrării
Temeiurile juridice de prelucrare a datelor dumneavoastra:
1. prelucrarea este necesara pentru executarea contractului incheiat cu dumneavoastra (ex: sunteti client al Copy Center-ului si doriti sa stocati materialele ce doriti sa le printati pe calculatoarele noastre etc),
2. prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unor obligatii legale ce ne revin (ex: obligatia de a intocmi si tine acte de contabilitate primara, cum ar putea fi contractul incheiat cu dvs, facturile emise catre dumneavoastra, rapoartele de service de la momentul punerii in functiune a produselor livrate, obligatia de a distruge, in mod autorizat, cartusele de tonere consumate etc)
3. interesele noastre legitime (interesele de a atinge scopurile expuse mai sus). Perioada de stocare a datelor
Datele dumneavoastra urmeaza sa fie stocate de noi pe intreaga perioada contractuala, precum si ulterior incetarii raporturilor contractuale pentru o perioada conform cu legislatia aflata in vigoare (ex. : documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate - 10 ani, etc..).
Motivele pentru care va stocam datele pentru perioada expusa mai sus sunt urmatoarele:
1. pe durata derularii contractului datele ne sunt necesare pentru a putea cunoaste care sunt parametrii pe care trebuie sa-i respectam fata de dumneavoastra (ex: ce trebuie sa va furnizam, unde, in ce conditii, cu ce costuri etc),
2. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, datele sunt cuprinse intr-o serie de acte financiar-contabile pe care legea ne obliga sa le pastram (ex: contractul, facturile emise, ordinele de plata, inregistrarile bancare, chitantele etc),
3. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, datele ne sunt necesare pentru a va putea informa cu privire la oportunitatea oferirii unor servicii / produse / solutii care s-ar putea sa vi se potriveasca mai bine decat cele initial contractate (ex: in masura in care nivelul de documente printate este mult mai mare decat cel estimat si contractat de dvs initial, este posibil sa va oferim solutii mai performante si / sau mai economice pentru dvs etc),
4. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, datele ne sunt necesare pentru a putea analiza viabilitatea / eficienta tehnica / eficienta de cost / eventualele probleme tehnice privitoare la produsele / serviciile / solutiile oferite, pentru ca noi sa intelegem cat mai bine toate aspectele tehnice / economice ale produselor / serviciilor / solutiilor oferite (ex. analizand cat de repede se consuma un anumit tip de cartus tonner putem sa alegem un alt tip de tonner care sa corespunda mai bine nevoilor dvs, analizand cate reparatii necesita un anumit echipament, tipul / costul reparatiilor si la ce intervale de timp, putem sa va recomandam un echipament mai perfomant si mai eficient tehnic / economic etc),
5. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, datele ne sunt necesare pentru a intelege tendintele pietei, ce tip de produse / servicii / solutii se cauta, ce exista pe piata, care sunt costurile pe care clientii sunt disponibili sa le aloce etc, cunoasterea acestor informatii ajutandu-ne sa ne adaptam strategia de business pentru a ramane in piata de profil intr-un mod cat mai competitiv si cat mai aproape de nevoile reale ale dvs,
6. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, exista posibilitatea ca intre compania noastra si dvs sa existe anumite neintelegeri / litigii referitoare la modul de executare al contractului, caz in care datele ne sunt necesare pentru a ne proteja drepturile (ex. in cazul unui proces sa putem dovedi ca ne-am indeplinit obligatiile, in cazul neplatii la termen a unei facturi sa putem dovedi ca am prestat serviciile facturate etc),
7. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, datele ne sunt necesare pentru analizarea activitatii proprii si a modului in care o desfasuram (analiza interna) astfel incat sa ne adaptam pietei intr-un mod cat mai corespunzator (ex. analizam daca sunt necesare angajari noi, daca da in ce departament, analizam eficienta angajatilor nostri, analizam cunostintele si profesionalismul angajatilor nostri etc),
8. ulterior derularii contractului exista posibilitatea ca dvs sau noi sa fim supusi unui control din partea organelor fiscale / altor autoritati / institutii publice caz in care trebuie sa putem dovedi, pe deplin, raporturile contractuale dintre noi si modul in care acestea au fost executate atat de dvs, cat si de noi.
Eurocom prelucreaza datele cu caracter personal ale potentialilor sai furnizori / furnizori / fosti furnizori, precum si ale altor persoane aflate intr-o anumita legatura / raport cu acestia astfel cum acestea sunt nominalizate in cap. 3.1..
Cap. 4.1.1. - 4.1.2. se aplica in mod corespunzator si furnizorilor Eurocom.
Eurocom prelucreaza datele cu caracter personal ale potentialilor sai parteneri / parteneri / fosti parteneri, precum si ale altor persoane aflate intr-o anumita legatura / raport cu acestia astfel cum acestea sunt nominalizate in cap. 3.1..
Cap. 4.1.1. - 4.1.2. se aplica in mod corespunzator si partenerilor Eurocom.
Eurocom prelucreaza datele cu caracter personal ale altor persoane decat cele expuse la cap. 3.1. - 3.3. cum ar fi:
1. reprezentantii autoritatilor / institutiilor publice (ex. inspectorii de mediu, inspectorii ANAF etc),
2. vizitatorii sediilor si punctelor noastre de prezentare / desfacerere / operare (ex. persoanele care intra in Copy Center doar pentru a se informa),
3. vizitatorii site-urilor noastre,
4. alte persoane cu care putem intra in contact etc.
Eurocom are ca scop oferirea / asigurarea serviciilor si / sau produselor si / sau soluţiilor sale catre un numar cat mai mare de persoane / entitati, dar si indeplinirea obligaţiilor legale ce ii revin, respectiv mentinerea sa intr-un mod cat mai vizibil si mai performant pe piata de profil.
Eurocom va prelucreaza datele cu caracter personal in urmatoarele scopuri:
1. in vederea initierii si sustinerii unui dialog cu dvs,
2. in vederea prezentarii produselor / serviciilor / solutiilor noastre,
3. in vederea obtinerii din partea dvs a unor informatii pe baza carora sa va putem propune produsele / serviciile / solutiile care vi se potrivesc cel mai bine,
4. in vederea redactarii actelor aferente perioadei precontractuale (oferta, model contract etc),
5. in vederea intelegerii cerintelor si tendintelor pietei de profil (ex. ce produse / servicii / solutii se cauta, de catre ce categorii de clienti, la ce preturi etc)
6. in vederea intelegerii modului in care putem sa ne imbunatatim produsele / serviciile / solutiile (ex. evaluarea angajatilor interni, analizarea oportunitatii angajarii de personal suplimentar etc),
7. in vederea indeplinirii unor obligatii legale (ex. obligatia de a furniza actele si informatiile solicitate de o autoritate / institutie publica care initiaza un control in ceea ce ne priveste),
8. in vederea intelegerii modului in care trebuie sa ne organizam activitatea din toate punctele de vedere (comercial / marketing / HR / IT / financiar etc) (ex. evaluarea vanzarilor dintr-o luna fata de vanzarile care ar fi putut sa fie realizate, evaluarea modului in care angajati nostri interni isi indeplinesc atributiile de serviciu, analizarea modului in care ne prezentam ca si companie etc),
9. in vederea protejarii drepturilor si intereselor noastre (ex. in cazul in care dumneavoastra nu achitati contravaloarea facturilor emise si suntem nevoiti sa initiem un proces civil).
Temeiurile juridice ale prelucrării
Temeiurile juridice de prelucrare a datelor dumneavoastra:
1. prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unor obligatii legale ce ne revin (ex: in cazul in care suntem supusi unui control fiscal furnizam actele si informatiile inspectorului fiscal ale carui date le detinem in vederea initierii si sustinerii contactului etc),
2. interesele noastre legitime (interesele de a atinge scopurile expuse mai sus). Perioada de stocare
Perioada de stocare variaza de la caz la caz in functie de particularitatile datelor (ex. numarul de vizitatori ai site-ului nostru poate fi tinut o perioada de 6 luni necesara realizarii unui anumit sondaj sau poate fi tinut o perioada de 1 an pentru analiza unei evolutii etc).
Cu toate acestea, va asiguram ca nu vom detine datele dumneavoastra ulterior momentului la care scopul pentru care le-am colectat s-a realizat.
Datele dumneavoastra cu caracter personal pot fi trasmise de noi catre:
1. persoanele care actioneaza sub atenta indrumare a noastra (ex. salariatii nostri),
2. co-operatorii nostri de date cu caracter personal (ex. comisia de cenzori/audit, firma de avocatura etc..),
3. persoanele care actioneaza sub atenta indrumare a co-operatorilor nostri de date cu caracter personal (ex. economistii nostri, avocatii nostri etc),
4. persoanele imputernicite sa prelucreze datele cu caracter personal in numele nostru (ex. o firma de curierat),
5. persoanele care actioneaza sub atenta indrumare a persoanelor imputernicite sa prelucreze datele cu caracter personal in numele nostru (ex. un sofer angajat la o firma de curierat),
6. dumneavoastra, in masura in care intelegeti sa va exercitati unul din drepturile prevazute de lege (ex. dreptul de acces),
7. orice alta persoana / entitate in afara celor expuse la punctele 1 - 6, spre exemplu un operator distinct de date cu caracter personal (ex. ANAF, ITM, banci, etc...).
Transmiterea datelor cu caracter personal catre persoanele expuse mai sus se va realiza numai si numai in masura in care aceasta transmitere:
1. fie este impusa de necesitatea atingerii scopurilor in care noi va prelucram datele cu caracter personal,
2. fie este impusa de lege.
Ca regula generala, Eurocom pastreaza datele dumneavoastra cu caracter personal, fie in format fizic, fie in format digital, fie in ambele formate, pe teritoriul Uniunii Europene.
Cu toate acestea, in anumite situatii, Eurocom va transmite datele dumneavoastra cu caracter personal in afara Uniunii Europene (ex. prin stocarea acestora pe un server aflat in afara EU).
Ex: in masura in care utilizati aplicatia PrintFleet, datele dumneavoastra cuprinse in aceasta aplicatie se afla pe serverele Amazon localizate in Statele Unite ale Americii.
In aceste din urma cazuri, Eurocom va asigura ca transferul datelor va fi efectuat numai in masura in care sunt indeplinite conditiile impuse de legislatia europeana privind protectia datelor cu caracter personal (ex. exista o decizie de conformitate emisa de Comisia Europeana, este incheiat un acord care sa asigure garantiile necesare etc).
In ceea ce priveste datele dumneavoastra cu caracter personal dumneavoastra aveti o serie de drepturi:
1. dreptul de acces la datele dumneavoastra,
2. dreptul de a rectifica datele dumneavoastra,
3. dreptul de a obtine stergerea datelor dumneavoastra,
4. dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii datelor dumneavoastra,
5. dreptul de a va opune la prelucrarea datelor dumneavoastra(cu exceptia situatiilor impuse prin lege-ex. transmiterea catre ANAF a codului de diagnostic prevazut in concediul medical, etc..),
6. dreptul de a depune o plangere in fata autoritatii competente in materia prelucrarii datelor cu caracter personal.
Eurocom va faciliteaza exercitarea drepturilor dumneavoastra, motiv pentru care nu ezitati sa ne contactati la adresa dpo@eurocom.ro.
Ca regula generala, Eurocom nu va obliga, sa -i transmiteti datele dumneavoastra cu caracter personal, decat daca legea o impune.
Cu toate acestea, in anumite situatii, daca nu ne transmiteti datelele dumneavoastra cu caracter personal nu putem sa ne indeplinim scopurile expuse mai sus.
De exemplu, in masura in care nu ne transmiteti contractul purtand semnatura dumneavoastra nu putem considera ca intre noi s-a incheiat un contract valabil.
Eurocom nu detine / foloseste niciun fel de proces decizional automatizat, inclusiv crearea de profiluri in ceea ce priveste, iar toate deciziile / actiunile / inactiunile / masurile luate / adoptate / efectuate de catre compania noastra sunt bazate numai pe factorul uman.
Cu alte cuvinte, desi folosim o serie de echipamente IT, deciziile pe care le luam in ceea ce va priveste sunt adoptate numai de catre persoanele din cadrul echipei noastre, pe baza propriilor convingeri si aprecieri, iar nu automat, pe baza informatiilor furnizate de echipamentele IT.
Eurocom va informeaza ca prezenta politica de prelucrare a datelor dumneavoastra cu caracter personal este o prezentare a modului in care noi, astazi, cand cititi prezentul material, va prelucram datele cu caracter personal.
Exista posibilitatea ca noi sa actualizam, din timp in timp, aceasta politica (ex. din cauza unor modificari legislative, din cauza faptului ca dorim sa va prelucram datele in alte scopuri si / sau pe baza altor temeiuri juridice etc).
In aceste din urma cazuri actualizarea politicii se va realiza fara a va afecta, in niciun fel, drepturile si interesele legime in materia protectiei datelor cu caracter personal.